Ceramica Flaminia S.p.A. (la “Società”), ai sensi e per gli effetti degli articoli 13 del Regolamento 679/2016/UE (“GDPR”), con la presente informa sul trattamento dei dati personali correlato alla gestione delle segnalazioni di reati o irregolarità nel contesto lavorativo (c.d. whistleblowing).

Con il termine “whistleblowing” s’intende la facoltà di effettuare una segnalazione (anche in forma anonima) da parte di un dipendente detto “segnalante” (in inglese “whistleblower”) che denuncia un illecito o un’irregolarità commessa all’interno della Società e del quale lo stesso sia stato testimone nel corso dell’attività lavorativa. 

La normativa in materia tutela il segnalante impedendo qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, diretta o indiretta, derivante dalle segnalazioni effettuate.

La segnalazione è una comunicazione ricevuta tramite i canali individuati avente ad oggetto qualunque violazione (sia esso un fatto o un atto omissivo) anche solo potenzialmente contraria alle normative di legge o alle regole interne alla Società.

I canali messi a disposizione dalla Società per le segnalazioni sono i seguenti:
1. piattaforma informatica di whistleblowing presente sul sito internet aziendale. Le segnalazioni possono essere effettuate sia in forma anonima (l’identità del segnalante rimarrà anonima), sia in forma nominativa garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante;
2. verbalmente mediante dichiarazione rilasciata dal segnalante in apposito incontro, in presenza o telefonico, richiesto all’Organismo di Vigilanza. La segnalazione viene riportata in un verbale e sottoscritta dal segnalante
3. posta ordinaria o raccomandata a mezzo servizio postale, indirizzata all’Organismo di Vigilanza presso Ceramica Flaminia S.p.A. ovvero posta interna inserendo la segnalazione in busta chiusa con la dicitura “riservata/personale” per l’Organismo di Vigilanza.

L’anonimato potrà non essere sempre garantito in caso di segnalazioni verbali o inviate via posta ordinaria o elettronica. La riservatezza sarà invece comunque garantita.

Titolare del trattamento

Il Titolare del Trattamento è la società Ceramica Flaminia S.p.A. (di seguito il “Titolare”) con sede legale in Civita Castellana (VT) alla via Flaminia Km 54,630 partita iva 00061720561, in qualità di Titolare del trattamento ai sensi degli articoli 4, n. 7) e 24 del Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (di seguito “GDPR”).

Finalità del trattamento e base giuridica

Il trattamento dei dati è effettuato allo scopo di raccogliere le segnalazioni ed effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione di conseguenti provvedimenti.

La base giuridica di tale trattamento è rappresentata dall’art. 6, c. 1, lett. c), del GDPR (“adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento”).

Oggetto del trattamento e tipologia dei dati trattati

Sono trattati i dati personali e le informazioni inserite nella segnalazione, inclusa l’eventuale documentazione ad essa allegata, al fine di rappresentare le presunte condotte illecite delle quali il segnalante sia venuto a conoscenza, commesse dai soggetti che a vario titolo interagiscono con la Società. Nell’ambito delle segnalazioni possono essere trattati anche dati relativi al soggetto segnalato o ad altri soggetti coinvolti dalla segnalazione e possono riguardare dati comuni e/o particolari e relativi a reati e/o a condanne penali.

A titolo di esempio:

• Dati personali comuni del soggetto segnalante nell’ipotesi in cui il segnalante decida di non rimanere anonimo quali dati anagrafici; qualifica professionale; dati di contatto.
• Dati appartenenti a categorie particolari, vale a dire i dati idonei a rivelare, tra l’altro, l’origine razziale ed etnica, i dati relativi allo stato di salute e alla vita sessuale qualora il segnalante decidesse liberamente di fornirli quali elementi caratterizzanti della segnalazione.
• Dati e informazioni ulteriori relative al segnalato o ad altri soggetti coinvolti dalla segnalazione o connessi alla condotta illecita riportata quali
• circostanze di tempo e di luogo in cui si sono verificati i fatti oggetto della segnalazione;
• descrizione del medesimo fatto;
• generalità degli autori della condotta illecita o altre indicazioni che consentano di indentificare il soggetto a cui attribuire i fatti segnalati;
• documentazione a corredo per fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali è facoltativo. Il conferimento dei dati comuni, quali dati anagrafici o di contatto, da parte del segnalante è volontario essendo, comunque, possibile la “segnalazione anonima”. Nel caso in cui il segnalante volesse procedere con suna egnalazione anonima, quest’ultima sarà presa in considerazione solo ove si presenti adeguatamente circostanziata e resa con dovizia di particolari in modo da far emergere fatti e situazioni connessi a contesti determinati.

Modalità del Trattamento dei dati

Il trattamento dei dati oggetto delle segnalazioni è effettuato in modalità informatica e cartacea, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati o illeciti, dalla distruzione, dalla perdita d’integrità e riservatezza. Tali misure garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante, di ogni altro soggetto menzionato nella segnalazione, del contenuto delle segnalazioni e della relativa documentazione.

Ambito di Comunicazione, diffusione e trasferimento dei dati

Le segnalazioni trasmesse sono ricevute e trattate dall’Organismo di Vigilanza della Società incaricato di ricevere e dare seguito alle segnalazioni e, qualora esigenze istruttorie lo richiedano, da ulteriori soggetti della Società che potranno essere coinvolti, per le finalità perseguite, nel loro ruolo di autorizzati al trattamento sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo. Tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti sempre a tutelare la riservatezza delle informazioni ricevute anche in merito all’identità del segnalante e del segnalato.

Nei casi previsti dalla normativa, i dati personali potranno essere comunicati alle Autorità competenti (es. Istituzioni e/o Autorità Pubbliche; Autorità Giudiziaria ed Organi di Polizia) che ne facciano formale richiesta ovvero qualora la Società intenda procedere nei confronti del segnalante per calunnia o diffamazione. I dati non sono oggetto di diffusione e non sono trasferiti verso Paesi Terzi rispetto all’Unione Europea od organizzazioni internazionali.

Tempi di conservazione dei dati

I dati personali saranno conservati per 5 anni a decorrere dalla raccolta e, comunque, per tutta la durata dell’eventuale procedimento disciplinare. Nel caso di contenzioso giudiziale, i dati personali saranno conservati per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.

Diritti degli interessati

Gli interessati, nei casi previsti dal Regolamento, hanno diritto di ottenere l’accesso ai dati personali, la rettifica, l’integrazione, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento ovvero di opporsi al trattamento medesimo (artt. 15 e ss. del Regolamento). La richiesta potrà essere presentata all’indirizzo di posta elettronica “privacy@ceramicaflaminia.it”. Gli interessati che ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR hanno, inoltre, il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, come previsto dall’art. 77 del GDPR stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR).